电子公文

设计原则

1. 要坚持高技术的设计原则。就是电子公文处理系统设计应採用当代先进、适用的软体编辑技术和流程，并要充分考虑与计算机硬体系统的匹配、与电子政府其他运行系统的兼容。

2. 要坚持智慧型化的设计原则。就是电子公文处理系统要实现材料採集、文字图像输入、格式生成、审核流程、传递传送、审批签名、整理归档、限时办理、来文提示、退文警示多节点、全过程的自动化。

3. 要坚持便捷式的设计原则。就是本着电脑为人服务的思想来设计公文处理流程和操作方式。

处理程式

1. 要採用全面沟通的处理程式。就是上下左右全方位沟通，相互匹配。收文、办文、核稿、送审、签发、存档等各个环节同处一个系统，既能收得了、发得出，又能改得了、退得回；既能在固定场所处理公文，又能在运动中从事公文处理，真正实现公文处理的“无纸化”和“无址化”。同时，还应考虑到公文信息公开的需要，设计预留与网际网路连线的功能。

2. 要採用自动生成的处理程式。就是实现公文格式自动生成。一是行政机关各类文种格式的自动生成。二是16个格式要素的自动生成。

3. 要採用高效运作的处理程式。就是多功能高效运作。在收文阶段，秘书部门对来自多方位的公文，通过计算机对登记、分发、阅审、办理、归档五个环节自动进行显示、排序、查询和流程跟蹤。在办文阶段，办文处室通过计算机对秘书处等有关处室、上级领导和有关部门传来的办件，进行拟稿、审核、会签、签发，并对办文过程进行流程跟蹤监控。在发文阶段，利用政务网实现全方位传送。在归档阶段，计算机按照档案部门的规定建立资料库，能够按年度、性质、文号、主题词进行多种归档、查询处理。在各阶段工作环节上，设计错件追回、工作移交、工作授权等功能。